بیشتر روشایی که به بهره وری کمک می کنن، ابزاری منظم واسه رویارویی با پروژه های خاص در اختیار شما قرار میدن. کایزن، که تقریبا میشه اونو به «تغییر خوب» ترجمه کرد، فلسفه ای ژاپنی در بهره وریه که به شما کمک می کنه تا همه کارایی رو که انجام می بدین، منظم کنین. معنی اون به طور خلاصه، «پیشرفت دائمی و همیشگی» است و طرز فکری به شما می ده که می تونین در هر زمینه ای و در هر شغلی به کار ببرین. در این مقاله می خواهیم یاد بگیریم کایزن چیه و در عمل چه فوایدی داره.

کایزن چیه

کایزن چیه و چه کاربردی داره؟ آموزشی

کایزن بیشتر تفکری فلسفیه نه فقط روشی واسه بهبود بهره وری که معمولا واسه برنامه ریزی و منظم کارای روزمره تون به کار می گیرین. برخلاف روشایی که بر انجام دادن و تکمیل کارا تمرکز دارن، کایزن روشی واسه تفکر و نظم بخشیدن به همه چیزه، از روش کاری ِ خودتون گرفته تا روشی که تیم تون واسه فعالیت به کار میگیره.

کایزن چیه و چه کاربردی داره؟ آموزشی

با اینکه معنی تحت الفظی کایزن «تغییر خوب» است، ولی در چرخه بهره وری به معنای «پیشرفت دائمی و همیشگی» است. به بیان ساده، همه قسمتای سازمان باید همیشه سعی کنن که فعالیت هاشون رو بهتر از قبل بکنن. این فلسفه واسه اولین بار زمانی شکل گرفت که بعد از جنگ جهانی دوم، تعداد خیلی از شرکتای ژاپنی به این نتیجه رسیدن که انجام کارا به روشای قبلی فکر خوبی نیس، خصوصا وقتی گزینه های بهتری وجود دارن که امکان انجام کارا به روشای رقابتی تر رو جفت و جور می کنن.

ایده ی کایزن که از رقبای غربی و روشای تولیدی گرفته شده بود، به معنای سعیای همه جانبه ی سازمان در جهت پیشرفت در روشای تولید و فعالیتای تجاری با محترم شمردن محصول و صنعت یا افرادیه که در تهیه ی اون دخالت دارن.

این پیشرفت همیشگی می تونه به شش مرحله زیر تقسیم شه:

  1. استانداردسازی: رسیدن به یک مراحل ویژه واسه فعالیتای خاصی که تکرار شدنی و منظم هستن.
  2. اندازه گیری: با استفاده از داده های واقعی مثل زمان تکمیل فعالیت، ساعتای کار و چیزای دیگه ای به جز اینا، بررسی کنین که این مراحل مؤثر هست یا نه.
  3. مقایسه: ابعاد و اندازه ها رو با نیازها و خواستها مقایسه کنین. این مراحل در زمان شما صرفه جویی می کنه؟ زمان خیلی از شما میگیره؟ نتایج مورد نظر از راه این مراحل قابل دسترسی هستن؟
  4. نوآوری: واسه انجام کارا یا رسیدن به نتایج مثل، به دنبال راه های تازه تر و بهتر باشین. به مسیرهای زیرکانه تر و مؤثرتر واسه افزایش بهره وری فکر کنین.
  5. استانداردسازی: واسه فعالیتای مؤثر، مراحلای مشخص و تکرار شدنی بسازین.
  6. تکرار: به مرحله اول برگردید و همه مراحل رو تکرار کنین.

ممکنه در اول خسته کننده و وقت گیر به نظر برسه ولی بعد از یه مدت این کار بخشی از راه و روش فکری شما یا جزئی از فرهنگ تیمی یا سازمانی تون میشه.

لازمه اشاره کنیم که معنی کایزن به هر تغییری گفته نمی شه. بلکه کایزن پیشرفتی آگاهانه و مداومه و تغییراتی که فایده ای واسه شما ندارن، نباید اتفاق بیفته. به هر حال، بهره وری شمشیری دولبهه. بعضی وقتا به جای اینکه واسه انجام کار اصلی تون وقت بذارین، باید واسه امتحان چیزای تازه و پیدا کردن وسیله جدید وقت بیشتری بذارین. وقتی در جست وجوی راهکارهایی واسه بهینه سازیِ کارتون هستین، به یاد داشته باشین که بهترین روش واسه رسیدن به بهره وری، روشیه که باعث شه کارا رو بهتر انجام بدین.

کایزن در عمل: سیستم تولیدی تویوتا

کایزن چیه و چه کاربردی داره؟ آموزشی

خیلی از افراد سیستم تولیدی تویوتا رو سیستمی می دونن که از کایزن به عنوان یکی از بنیادی ترین اصول کار و کاسبی استفاده می کنه. داستان معروفی درباره تویوتا هست که می گه: «تویوتا به حدی به پیشرفت همیشگی متعهده که هر کارگری در خط تولید تویوتا هر زمانی که به مشکلی در تولید برمی خورد، اجازه داره تولید رو متوقف کنه، مشکل رو حل کنه و راه های بهتری واسه انجام کارا و بهبود بازدهی به مدیر بخش ارائه بده.»

کل داستان این جور: مدیران اجراییِ کارخانه های تولید اتومبیل در آمریکا از کارخانه تویوتا بازدید می کنن تا ببینن همکاران ژاپنی شون چه جوری می تونن با کمترین اسراف و کمترین خطا، تعداد زیادی اتومبیل تولید کنن. کارخانه های اونا هم مثل کارخانه ژاپنی می تونستن تعداد زیادی اتومبیل تولید کنن اما با درصد خطای خیلی زیاد در خط تولید. یک اشتباه در طول خط تولید، مثل دری که بد بسته می شد یا فرمانی که خوب تنظیم نشده بود، یا پیچایی که در جاهای اشتباه قرار داده شده بودن، تا آخر خط تولید رفع نمی شدن، تا جایی که بعد از تموم شدن تولید، واسه برطرف کردن خطاها، همه اجزای اتومبیل باید دوباره پیاده و بازسازی می شد! انجام این کار خیلی بیشتر از زمانی که اشتباه به سرعت اصلاح می شد یا اینکه اصلا پیش نمی اومد، هزینه دربر داشت.

مدیرانی که واسه بازدید رفته بودن، نحوه ی عمل تویوتا رو دیدند و از روش اون تعجب کردن. واسه اونا قابل تصور نبود که یک کارگرِ ساده ی خط تولید این توانایی رو داشته باشه که بدون اجازه سرکارگر، خط تولید رو متوقف کنه چه برسه به اینکه بخواد به مدیر پیشنهاد هم بده! ایده ی پاداش دادن به کارکنان واسه برطرف کردن سریع خطاها و مشکلات، حتی با اینکه شاید اصلا وظیفه ی اونا هم نبود، خیلی جلوتر از زمان خود بود، خصوصا اینکه منطق اون زمان این بود که «هیچ اتفاقی نباید باعث توقف خط تولید شه.»

وقتی مدیران بازدید کننده به آمریکا برگشتند، این روال رو در کارخانه هاشون به مرحله عمل درآوردند و واسه افرادی که راه های بهتری واسه کار کردن در کنار هم پیشنهاد داده، یا کارا رو بهتر انجام می دادن، پاداش تعیین کردن و ملاک پاداش رو «کیفیت» قرار دادن نه «کمیت».

همین موارد، مفاهیم کلیدی در کایزن به عنوان فلسفه ای در بهره وری هستن. بعد از اینکه این مفاهیم خوب به وسیله همه افراد فهمیده و درک شدن، هدف اینه که کار به بهترین شکل صورت بگیره. البته این به معنای بیشتر کار کردن نیس، بلکه به معنای هوشمندانه تر کار کردنه. همینطوری، باید زمانی رو هم به پیشرفت و بهینه سازی اختصاص داد. البته این فقط به خاطر تغییر نیس، بلکه واسه بهتر کردن کار و زندگی شماس. مثل همیشه، هدف پایانی اینه که زمان بیشتری رو به کارایی که «دوست داریم» اختصاص دهیم نه کارایی که «مجبور» به انجام شون هستیم.

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   کاهش استرس مسافرت با نکاتی که سفرتون رو لذت بخش می کنه

چیکار کنیم که کایزن واسه مون به درد بخور باشه

کایزن چیه و چه کاربردی داره؟ آموزشی

اول، به دنبال راه های بهتری واسه انجام فعالیت هاتون باشین. اگه معمولا سرتون شلوغه، در زمانایی که بیکار هستین، کاراتون رو اولویت بندی کنین. در این زمانا می تونین به پیدا کردن بهترین راه ممکن واسه انجام کارا فکر کنین. هفته ای یک ساعت رو به مرور کارا اختصاص بدین. این باعث می شه با فاصله گرفتن از اونا، بهتر بتونین قضاوت کنین. راه دیگر اینه که از اپلیکیشنایی مثل RescueTime واسه ردیابی ِ کاراتون استفاده کنین. این کار به شما کمک می کنه تا دیدگاه روشنی از اینکه روزتون رو چه جوری می گذرونین به دست بیارین. با داشتن اینجور دیدگاهی، زمانایی که به هدر می رن رو شناسایی می کنین و بیشتر به کارایی که انجام میدید دقت می کنین.

کارکنان گوگل هم همینطوری، ۲۰ درصد از وقت خود رو به پیدا کردن راه های بهتر واسه انجام کارا اختصاص میدن و ۸۰ درصد از زمان شون هم صرف انجام کارای عادی می شه. البته الان، گوگل این زمان رو به کمه کم رسانده ولی هنوزم این روش رو به کار میگیره. اگه بتونین زمانی رو به پیدا کردن راه های جدیدی واسه انجام کارا اختصاص بدین، یا پروژه های جالبی رو امتحان کنین که شما رو به مسیرهای جدید و هیجان انگیزتری هدایت می کنن، می بینین زمانی که واسه فکر کردن صرف کرده بودین، جبران میشه. اگه ۲۰ درصد از وقت تون به نظر زیاد می رسه، ۱۰ درصد رو اختصاص بدین. حتی فقط چند ساعت صحبت کردن با رئیس تون در طول هفته درباره اینکه چه جوری کارا رو آسون تر کنین، می تونه فرق خیلی زیادی بسازه؛ البته به شرط اینکه واسه این کار آماده باشین و واقعا بخواهید که اونو انجام بدین. به این شکل به آرامی ولی به شکل همیشگی پیشرفت دارین.

وقتی راهی واسه بهتر انجام دادن کارا و افزایش بهره وری پیدا کردین، وقتی هم به تحقیق و بررسیِ اون اختصاص بدین و ببینین خوب در زمان تون صرفه جویی می کنه یا نه. اگه به شکل گروهی کار می کنین، حتما پذیرای انتقادات سازنده و بازخوردهای همکاران تون باشین. اگه در مقابل پیشنهادات بقیه دفاعی عمل کنین چون با روشی که همیشه کارا رو انجام دادین فرق داره، ممکنه فرصت با ارزشی رو از دست بدین. به یاد داشته باشین، با قدمای کوچیک شروع کنین، چون کایزن بر همین اصل استواره.

چه جوری هنگام انجام کار، کایزن رو تو ذهن داشته باشین

کایزن چیه و چه کاربردی داره؟ آموزشی

کاربردهای عملی کایزن عالی هستن، اما کلا قانون ی اصلی اینه که کمی از کاراتون فاصله بگیرین و به راه های بهتری واسه انجام دادن اونا فکر کنین. البته، همیشه سعی کنین اصول ساده رو موقع کار تو ذهن داشته باشین، چون نباید به حدی در کار غرق شید که نکته مهمی رو از دست بدین، وقتی هم پیشنهاد خوبی به ذهن تون می رسه نباید اونو مخفی کنین! حتما اونو با بقیه در بین بذارین. شما نمی خواهید اون کارگری در خط تولید باشین که متوجه می شه لاستیکی خوب به اتومبیل وصل نشده، اما نمی خواد خط تولید رو متوقف کنه تا به اشتباه مورد نظر رسیدگی شه، چون این بخشی از وظایف تعریف شده اش نیس.

یکی از فوایدی که کایزن داره حس مالکیت و اختیار به کاریه که انجام میدیم. حالت ایده آل اینه که همه نسبت به کاری که انجام میدن، از اول تا انتها اشتیاق داشته باشن و همه آخر سعی شون رو بکنن تا محصول پایانی به بهترین شکل ممکن تولید شه. فرقی نمی کنه در خط تولید آینه ی بغل کار می کنین یا لاستیک، تنها چیزی که مهمه اینه که تموم سعی تون رو انجام بدین تا اتومبیل بدون مشکل تولید شه. ممکنه واسه افرادی که شغل شون اونا رو منزوی کرده و باعث شده احساس تنهایی و افسردگی کنن، این کار سخت باشه؛ ولی به خاطر داشته باشین که همین حس انجامِ کار خوبه که به ما انگیزه می ده. اگه شما این حس رو ندارین، هر کاری لازمه واسه به دست آوردن اون انجام بدین.

یکی دیگر از اصول کایزن اینه که تا آنجایی که ممکنه از اسراف کم کرده شه. این فقط به صرفه جویی در زمان و انرژی مربوط نمی شه، بلکه هدر نرفتن سعیا طبق انجام کارای غیرضروری رو هم دربر میگیره. صرف وقت در جلساتی که احتیاجی به برگزاری شون نیس یا نوشتن گزارشی که هیچکی اونو نخواد خواند مثالای خوبی از اتلاف سعیایی هستن که می تونین اونا رو طبق بهتری مورد استفاده بذارین. البته، درسته که بعضی از جلسات لازمن و بعضی از گزارشا هم مهم هستن، اما اگه فایده ای نداشته باشن بهتره راهی واسه خودکارسازیِ اونا انجام بدین یا اونا رو به فرد دیگری واگذار کنین. اگه مدیریت ایمیل هاتون زمان زیادی در روز از شما میگیره، به دنبال سیستمی واسه نظم بخشیدن به اونا باشین تا خودتون وقت تون رو به کارای مهم تر اختصاص بدین. هر ساعتی که صرف سعی بیهوده می کنین و عوضش زمانی واسه فکر کردن به روشای بهتر انجام دادن کارا نمی موند، در اصل به هدر میره.

انجام کارا به همون روشای همیشگی خیلی ساده س!، اما این مانع پیشرفت می شه. وقتی به دنبال راه های بهتری واسه انجام کارا می گردین، مهارتای تازه یاد می گیرین، به اهدافی که به شما احساس غرورمی دن می رسین، ارزش هاتون رو افزایش می بدین، تغییرات مثبت ایجاد کرده و البته، در زمان و انرژی صرفه جویی می کنین. کار آسونی نیس ولی ارزشش رو داره.

حتی در آسونترین سطح، تنها کاری که باید انجام بدین اینه که حواس تون رو جمع کنین تا متوجه راه های بهتری که یهو ظاهر می شن، بشین. فقط با کمی سعی و دقت به جزئیات، کایزن می تونه به عنوان «فلسفه ی بهره وری» که از همه چیز مهم تره استفاده کرده شه.

منبع : lifehacker


دسته‌ها: آموزشی